Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, vận tải đường biển là một trong những phương thức vận chuyển hàng hóa phổ biến và đem lại nhiều lợi nhuận nhất cho nền kinh tế, vì vậy, việc phổ cập đầy đủ kiến thức về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển rất cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp lại những thông tin mới và chi tiết nhất về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.

1. Tổng quan về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

1.1. Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là gì?

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là tập hợp các bước nghiệp vụ và thủ tục pháp lý mà doanh nghiệp nhập khẩu phải thực hiện để hàng hóa được vận chuyển từ cảng nước ngoài về cảng Việt Nam, thông quan và đưa về kho hợp pháp. Quy trình này không chỉ bao gồm khâu vận chuyển hàng hóa bằng tàu biển, mà còn liên quan đến nhiều bên thứ ba như hãng tàu, đại lý giao nhận, cơ quan hải quan, ngân hàng, công ty bảo hiểm và doanh nghiệp vận tải nội địa.

1.2. Các loại hình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Theo cách đóng hàng:

• FCL (Full Container Load): đây là hình thức vận chuyển nguyên container, phù hợp với các lô hàng lớn.
• LCL (Less than Container Load): hình thức gom hàng lẻ trong cùng container, phù hợp với loại hàng nhỏ, khối lượng không nhiều.

Theo loại tàu:

• Tàu container – loại hình phổ biến nhất, chuyên chở hàng đóng trong container.
• Tàu hàng rời – dùng cho hàng khối lượng lớn như than, quặng, xi măng.
• Tàu hàng lỏng – vận tải hàng hóa lỏng: dầu, hóa chất, khí hóa lỏng, v.v.

Theo phương thức vận tải:

• Vận tải đơn phương thức: nhà vận chuyển chỉ sử dụng đường biển.
• Vận tải đa phương thức: kết hợp thêm đường bộ, đường sắt hoặc đường hàng không để giao tận nơi.

1.3. Ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm:

• Cước vận chuyển đường biển thường rẻ hơn so với các hình thức vận chuyển khác, đặc biệt khi nhập khối lượng lớn.
• Vận tải đường biển có thể chuyên chở hàng siêu trường, siêu trọng hoặc các hàng hóa nặng hàng trăm nghìn tấn, nhiều loại hàng hóa phù hợp với phương thwusc vận tải này.
• Tai nạn hàng hải ít xảy ra, vì vậy, vận chuyển theo đường biển tương đối an toàn.
• Hệ thống cảng biển có kết nối rộng khắp, thuận lợi cho giao thương quốc tế.

Nhược điểm: 

• Thời gian vận chuyển của tàu biển khá lâu, hàng đi bằng phương tiện này thường mất từ vài tuần đến hơn một tháng.
• Quy trình thông quan của vận tải đường biển cần nhiều loại chứng từ phức tạp và dễ bị kéo dài nếu có sai sót.
• Chi phí phát sinh tại cảng như phí lưu container, lưu bãi,… có thể trở thành một khoản phí lớn nếu không quản lý tốt thời gian lấy hàng.
• Vì khoảng cách xa và nhiều khâu trung gian khi vận chuyển, doanh nghiệp khó kiểm soát rủi ro trong hành trình (mất mát, hàng hỏng, trễ hàng).

1.4. Các bên tham gia quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển 

• Người nhập khẩu:

Đây là những doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa với mục đích thương mại, họ đứng tên trên hợp đồng mua hàng và tờ khai hải quan. Họ chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục nhập khẩu, thanh toán, nộp thuế, nhận hàng.

• Hãng tàu:

Các hãng tàu là đơn vị phụ trách vận chuyển hàng hóa. Họ cấp vận đơn đường biển và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng từ cảng đi đến cảng đến.

• Cơ quan Hải quan:

Cơ quan Hải quan có trách nhiệm kiểm tra, giám sát và thông quan hàng hóa nhập khẩu. Họ đảm bảo việc các doanh nghiệp và hãng tàu tuân thủ luật thương mại và thuế quan.

2. Quy trình chi tiết nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Để hàng hóa được nhập khẩu về Việt Nam bằng đường biển một cách thuận lợi, doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình cụ thể như sau:

2.1. Ký kết hợp đồng ngoại thương

Hai bên người xuất khẩu và người nhập khẩu thỏa thuận về loại hàng, số lượng, giá, điều kiện giao hàng (Incoterms), thời gian và phương thức thanh toán.

2.2. Thuê tàu hoặc đặt chỗ vận chuyển

Người nhập khẩu (hoặc người được ủy quyền) liên hệ hãng tàu để đặt chỗ.

Hãng tàu cấp vận đơn đường biển, ghi rõ thông tin hàng, số container, hành trình tàu.

Nếu hàng nhỏ thì người nhập khẩu sẽ gom hàng theo hình thức LCL (hàng lẻ).

2.3. Người xuất khẩu giao hàng và lập chứng từ

Hàng hóa được đóng gói, vận chuyển ra cảng, làm thủ tục xuất khẩu tại nước đi.

Sau khi hàng lên tàu, người xuất khẩu gửi cho người nhập khẩu bộ chứng từ nhập khẩu, gồm:

• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Vận đơn
• Giấy chứng nhận xuất xứ 
• Giấy chứng nhận chất lượng, kiểm dịch 

2.4. Nhận thông báo hàng đến

Khi tàu sắp cập cảng Việt Nam, hãng tàu hoặc đại lý gửi “Thông báo hàng đến” cho người nhập khẩu.

2.5. Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Người nhập khẩu hoặc đại lý hải quan tiến hành:

• Khai báo tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS.
• Nộp các chứng từ: hợp đồng, hóa đơn, B/L, C/O, packing list…
• Phân luồng hải quan

Sau khi được thông quan, hàng được phép đưa ra khỏi cảng.

2.6. Nộp thuế và nhận lệnh giao hàng

Người nhập khẩu nộp các khoản thuế, phí (thuế nhập khẩu, VAT, phí D/O, THC, CIC…). Sau đó, hãng tàu cấp Lệnh giao hàng (D/O) – giấy phép chính thức để nhận hàng tại cảng.

2.7. Lấy hàng tại cảng và vận chuyển về kho

Người nhập khẩu cử đơn vị vận tải đến cảng lấy container.
Kiểm tra tình trạng hàng hóa, ký nhận biên bản giao nhận.
Làm thủ tục hoàn trả container rỗng đúng hạn để tránh phí lưu container.

2.8. Hoàn tất hồ sơ và lưu chứng từ

Doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ hồ sơ nhập khẩu gồm:

• Tờ khai hải quan
• Biên bản giao nhận hàng
• Hóa đơn, vận đơn, C/O
• Chứng từ thanh toán và biên lai thuế

Hồ sơ được lưu để quyết toán, kiểm toán hoặc hoàn thuế nhập khẩu (nếu đủ điều kiện).

3. Căn cứ pháp lý và các chứng từ cần thiết

3.1. Căn cứ pháp lý

Để quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển được thực hiện hợp pháp, minh bạch và đúng quy định, các doanh nghiệp cần tuân thủ các văn bản pháp luật hiện hành của Việt Nam như sau:

• Luật Thương mại Việt Nam năm 2005: 

Quy định nguyên tắc, quyền và nghĩa vụ trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế. Đây là căn cứ pháp lý chính cho việc ký kết, thực hiện và thanh lý hợp đồng ngoại thương.

• Luật Hải quan năm 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2018): 

Điều chỉnh các hoạt động thông quan, kiểm tra, giám sát hải quan, thu thuế và quản lý hàng hóa XNK.

• Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018: 

Quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương, liệt kê danh mục hàng hóa cấm, tạm ngừng, và hàng hóa nhập khẩu có điều kiện.

• Thông tư số 38/2015/TT-BTC và Thông tư số 39/2018/TT-BTC:

Hướng dẫn thủ tục hải quan điện tử, khai báo tờ khai, nộp thuế XNK, kiểm tra hồ sơ, phân luồng hải quan.

• Các hiệp định và công ước quốc tế liên quan đến vận tải biển: 

Công ước quốc tế về vận đơn đường biển (Hague Rules, Hamburg Rules), Incoterms 2020 – quy định quyền, nghĩa vụ và chi phí giữa người mua và người bán trong giao dịch thương mại quốc tế.

• Luật Hàng hải Việt Nam năm 2015: 

Điều chỉnh hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng tàu biển, trách nhiệm của chủ tàu, người vận chuyển và người thuê vận tải.

3.2. Các chứng từ cần thiết

Việc chuẩn bị các giấy tờ nhập khẩu là yếu tố bắt buộc khi các doanh nghiệp muốn đưa hàng hóa thông quan vào Việt Nam, dưới đây là một số chứng từ quan trọng mà người nhập khẩu cần lưu ý:

• Hợp đồng ngoại thương: Văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về hàng hóa, giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán.
• Hóa đơn thương mại: Chứng từ thể hiện giá trị hàng hóa, làm cơ sở tính thuế nhập khẩu và thanh toán quốc tế.
• Phiếu đóng gói: Liệt kê chi tiết số kiện hàng, trọng lượng, kích thước, quy cách đóng gói — giúp kiểm tra thực tế hàng khi thông quan.
• Vận đơn đường biển: Do hãng tàu cấp, là chứng từ sở hữu hàng hóa, biên lai nhận hàng và bằng chứng của hợp đồng vận chuyển. Đây là chứng từ bắt buộc để nhận hàng tại cảng đến.
• Giấy chứng nhận xuất xứ: Xác nhận xuất xứ hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo các hiệp định thương mại (VD: C/O form E, AK, AJ, RCEP…).
• Giấy chứng nhận chất lượng hoặc kiểm định: Do nhà sản xuất hoặc cơ quan kiểm định cấp, đảm bảo hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa: Bằng chứng người mua hoặc người bán đã mua bảo hiểm theo điều kiện giao hàng (CIF, CIP…).
• Tờ khai hải quan nhập khẩu: Do doanh nghiệp khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS, thể hiện mã HS, trị giá, thuế suất, và thông tin lô hàng.
• Lệnh giao hàng: Do đại lý hãng tàu cấp sau khi người nhập khẩu hoàn tất thanh toán các phí vận tải, là giấy phép lấy hàng tại cảng.

4. Các rủi ro phổ biến trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Nhìn chung, vận tải hàng hóa bằng đường biển có mức độ an toàn rất cao, tuy nhiên, trong quá trình vận chuyển vẫn tồn tại một số rủi ro mà doanh nghiệp cần lưu ý để chuẩn bị phương án giải quyết.

• Rủi ro phổ biến và có thiệt hại lớn nhất là mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa, nguyên nhân có thể do thời tiết xấu, hàng bị va đập trên tàu hoặc bị xếp dỡ sai kỹ thuật. Để giảm thiểu thiệt hại, các doanh nghiệp thường mua bảo hiểm hàng hải và kiểm tra tình trạng container trước khi đóng hàng. 
• Các doanh nghiệp có thể bị sai sót chứng từ nhập khẩu như sai tên hàng, khai nhầm mã HS,… khiến hàng hóa bị phân luồng đỏ. Doanh nghiệp nên có bộ phận kiểm chứng chứng từ trước khi hàng về và sử dụng forwarder uy tín để hạn chế lỗi giấy tờ.
• Hàng về cảng có thể gặp một số chi phí phát sinh như phí lưu container, phí lưu bãi,… Các khoản phí này có thể tăng theo ngày, gây thiệt hại lớn. Các doanh nghiệp nên theo dõi sát lịch tàu, chuẩn bị hồ sơ hải quan trước khi hàng cập cảng, và liên hệ sớm với đại lý hãng tàu để tránh rủi ro này.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một chuỗi hoạt động phức tạp nhưng đóng vai trò then chốt trong thương mại quốc tế, giúp hàng hóa từ các quốc gia khác được đưa vào Việt Nam hợp pháp, an toàn và hiệu quả. Với ưu điểm chi phí thấp, khả năng chuyên chở lớn và phù hợp cho nhiều loại hàng hóa, vận tải biển vẫn là phương thức nhập khẩu chủ đạo của phần lớn doanh nghiệp hiện nay.

Trong bối cảnh hiện nay, xu hướng số hóa và tự động hóa quy trình logistics, khai báo hải quan điện tử và theo dõi hành trình hàng hóa trực tuyến đang giúp quy trình nhập khẩu bằng đường biển ngày càng minh bạch, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, tăng tính cạnh tranh, và chủ động hơn trong quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu.